Μου αναθέτουν περισσότερη δουλειά απ’ όση προλαβαίνω: πώς το συζητώ;

Κάνε ορατό τον πραγματικό όγκο, όχι μόνο την κούραση

Το «έχω πάρα πολλή δουλειά» περιγράφει σωστά την αίσθησή σου, αλλά αφήνει κρυφή τη σύγκρουση. Γράψε τις ενεργές αναθέσεις σε ένα μικρό πλάνο: τι παραδίδεται, μέχρι πότε, τι χρειάζεται από άλλους πριν προχωρήσεις και πόσος χρόνος απομένει αφού αφαιρέσεις τις ήδη συμφωνημένες υποχρεώσεις. Δεν χρειάζεται να μετρήσεις κάθε λεπτό· χρειάζεται να φανεί πού δύο απαιτήσεις διεκδικούν τον ίδιο χρόνο.

Αν ένα παραδοτέο εξαρτάται από υλικό που δεν έχεις ακόμη λάβει, σημείωσέ το. Αν η βιασύνη αυξάνει τον κίνδυνο λάθους, πες ποιο είναι το συγκεκριμένο ρίσκο για την εργασία. Μην βαφτίσεις δικό σου κενό ένα κομμάτι που ανήκει σε διαδικασία, στελέχωση ή απόφαση άλλου. Κράτησε χωριστά τι μπορείς να κάνεις εσύ και τι πρέπει να αποφασιστεί μαζί.

Παράδειγμα: «Μπορώ να ολοκληρώσω την αναφορά μέχρι την Παρασκευή αν τα στοιχεία έρθουν σήμερα. Η νέα παρουσίαση χρειάζεται άλλες δύο εργάσιμες. Με τα δύο στην ίδια προθεσμία, ποιο προχωρά πρώτο;». Πρόκειται για καθαρό ερώτημα εργασίας, όχι για απολογία της αξίας σου.

Μια δύσκολη εβδομάδα και ένα σταθερό μοτίβο ζητούν διαφορετική συνέχεια

Μπορεί μια έκτακτη ανάγκη να δημιουργήσει προσωρινή αιχμή. Τότε βοηθά να συμφωνηθεί τι μετακινείται για λίγες ημέρες και πότε θα ξαναδείτε το πλάνο. Αν όμως κάθε εβδομάδα αρχίζει με περισσότερες αναθέσεις απ’ όσες ολοκληρώθηκαν την προηγούμενη, η λύση δεν είναι να γίνεις επ’ αόριστον ταχύτερος. Χρειάζεται συζήτηση για τον κανονικό φόρτο, τους διαθέσιμους πόρους και τον τρόπο που μπαίνουν νέες προτεραιότητες.

Ρώτησε τον εαυτό σου: ποια από τις εκκρεμότητες είναι πράγματι επείγουσα, ποια χαρακτηρίστηκε έτσι χωρίς νέα πληροφορία και ποιος μπορεί να αλλάξει την προθεσμία; Μην θεωρήσεις δεδομένο ότι όλα έχουν την ίδια βαρύτητα επειδή έφτασαν με την ίδια ένταση. Αν ούτε εσύ ούτε ο υπεύθυνος μπορείτε να δείτε τις συγκρούσεις, η καταγραφή είναι το πρώτο κοινό έδαφος.

Μίλησε για επιλογές που μπορούν να γίνουν, όχι για μια αδύνατη υπόσχεση

Ζήτησε μια σύντομη συζήτηση όσο υπάρχει ακόμη χρόνος να αλλάξει το πλάνο. Μπορείς να πεις: «Αυτή τη στιγμή έχω τα Α και Β ως την Πέμπτη. Το Γ μόλις προστέθηκε για την ίδια ημέρα. Με τον διαθέσιμο χρόνο μπορώ να ολοκληρώσω τα Α και Β ή το Α και το Γ. Ποια είναι η προτεραιότητα; Μπορεί το τρίτο να μετακινηθεί ή να μοιραστεί;». Αν προτιμάς γραπτή συνέχεια, στείλε μετά μια λιτή σύνοψη όσων συμφωνήθηκαν.

Μια χρήσιμη απάντηση δεν είναι απλώς «κάνε ό,τι μπορείς» όταν και τα τρία παραδοτέα εξακολουθούν να θεωρούνται εξίσου υποχρεωτικά. Ζήτησε να γίνει ρητό τι θα περιμένει, τι θα αλλάξει σε έκταση ή πού υπάρχει πραγματική υποστήριξη. Αν η προτεραιότητα άλλαξε ήδη δύο φορές, μπορείς να επιβεβαιώσεις: «Για να είμαστε συντονισμένοι, αφήνω τώρα το Β και προχωρώ στο Γ;». Αυτό προστατεύει και την ποιότητα της δουλειάς.

Αν η απάντηση μένει αόριστη, παρατήρησε τι συμβαίνει στην πράξη

Δεν ελέγχεις μόνος σου τον τρόπο που θα απαντήσει ένας προϊστάμενος ή μια ομάδα. Αν δεν επιλέγεται προτεραιότητα και κάθε καθυστέρηση χρεώνεται αποκλειστικά σε εσένα, κράτησε σαφή εικόνα των αναθέσεων και των συζητήσεων. Ξαναθέσε την ερώτηση με το επόμενο συγκεκριμένο σημείο σύγκρουσης. Αν υπάρχει ασφαλής δυνατότητα μέσα στον οργανισμό, μίλησε με άλλον κατάλληλο υπεύθυνο ή υπηρεσία για τον τρόπο που κατανέμεται η δουλειά.

Μην προσπαθήσεις να διορθώσεις μόνος σου μια σταθερή ασυμφωνία δουλεύοντας αθόρυβα κάθε βράδυ. Το επιπλέον έργο μπορεί να κρύβει προσωρινά το πρόβλημα, ενώ το βασικό πλάνο παραμένει ανέφικτο. Ούτε όμως χρειάζεται αυτό το άρθρο να αποφασίσει για σένα αν πρέπει να φύγεις. Η πρώτη του εργασία είναι να σε βοηθήσει να διακρίνεις ποιο πρόβλημα υπάρχει και ποια απόφαση λείπει.

Το ζήτημα μπορεί να ξεπερνά μια συζήτηση προτεραιοτήτων

Αν διστάζεις να αρνηθείς οποιοδήποτε πρόσθετο αίτημα ακόμη κι όταν υπάρχουν σαφή όρια, το άρθρο «Δεν μπορώ να πω όχι στους άλλους» εξετάζει αυτό το προσωπικό εμπόδιο. Δεν σημαίνει ότι η υπερφόρτωση οφείλεται αναγκαστικά σε αυτό. Μπορεί να υπάρχει έλλειψη προσωπικού ή οργάνωσης ακόμη κι όταν εκφράζεις καθαρά τις δυνατότητές σου.

Αν υπάρχει εκφοβισμός, εξαναγκασμός ή ζήτημα εργασιακών δικαιωμάτων, μια γενική συμβουλή επικοινωνίας δεν αρκεί. Αναζήτησε κατάλληλο επαγγελματία ή αρμόδιο φορέα για τα συγκεκριμένα περιστατικά και τις ισχύουσες προϋποθέσεις. Αν η πίεση επιβαρύνει σοβαρά την υγεία σου, συζήτησέ το με επαγγελματία υγείας. Εδώ δεν γίνεται διάγνωση εξουθένωσης ούτε κρίση για το τι δικαιούσαι σε μια συγκεκριμένη σύμβαση.